PDA - PLANEJAMENTO DIÁRIO DE ATIVIDADES - PARE DE VIVER NO CAOS!



PDA - Planejamento Diário de Atividades - Pare de viver no caos (Pessoas bem-sucedidas realizam suas rotinas diárias)


Ter e manter o seu PDA (uma rotina diária de atividades) é a maneira mais inteligente de não se perder nos afazeres de cada dia e ser engolido pelos imprevistos e coisas que não agregam valor ao seu dia. Ainda mais importante quando em quarentena, em pleno isolamento social, tendo que trabalhar em casa (home office).

Conheço muitas pessoas que ficam entediadas só de pensar em ter uma rotina. Elas acham que rotina diária é sinônimo de monotonia, imaginam que irão ficar engessadas, pressas a uma lista no papel ou coisa equivalente. Mal sabem elas que uma rotina é apenas uma sequência de atividades por fazer e que você pode e deve ir adaptando-a à sua vida.

A falta de uma rotina bem definida fará com que você não saiba nem por onde começar o seu dia. E isto vai lhe dar uma preguiça absurda de sair da cama, prejudicando os resultados do dia, da semana, do mês e por aí afora. Parece que nada do que você faz estará razoável, o dia não flui. E isto é muito frustrante! Por isto, saber como organizar a agenda com sua rotina diária, com todas as prioridades bem definidas e sabendo exatamente o que você precisa fazer no dia é tão importante e motivador.

O que você ganha ao estabelecer e seguir uma rotina diária? Bem, entre outros tantos benefícios, vejamos:

1.  Melhoria do seu ânimo com a vida. Ao saber o que você tem para fazer no dia, você já acorda com uma melhor disposição e motivação para inicia-lo. 2.  Melhoria do foco. Conhecendo suas prioridades, você centraliza sua atenção e energia no que PRECISA ser feito, não perdendo tempo com aquilo que não agrega valor aos seus resultados. 3.  Melhoria da sua organização diária. Com a definição prévia de todas as atividades que precisa fazer, você tem uma visão do todo e da importância de cada uma para alcançar os resultados que deseja naquele dia de forma organizada. 4.  Melhoria da sua produtividade diária. Com a definição e execução da sua rotina diária de atividades, você irá produzir muito mais, pois não desperdiçará tempo, energia nem recursos com atividades que não agregam valor ao proposto para aquele dia. 5.  Melhoria da sua satisfação pessoal com seus resultados. Ao chegar no final do dia e perceber o quanto realizou, você vai experimentar uma imensa satisfação de “dever cumprido”, melhorando sua motivação para realizar ainda mais. 6.  Reduz ou elimina o estresse e a ansiedade. Ao ter sua rotina definida, sabendo o que precisa ser feito e quando, com suas prioridades, etc. você se sentirá muito mais tranquilo, estável, seguro e com um enorme bem-estar. 7.  Melhoria do funcionamento do seu organismo. Ter horários para fazer suas atividades diárias ajuda o seu corpo a organizar e melhorar o seu funcionamento físico e emocional 8.  Administra melhor seus imprevistos. Conhecendo a importância (prioridade) de cada uma das suas atividades diárias, você decidirá mais assertivamente sobre se deve ou não acatar os imprevistos, aprendendo a gerenciá-los de forma satisfatória. 9.  Melhora sua qualidade de vida. Ao definir e seguir sua rotina diária, você irá executar tudo o que precisa fazer no dia, inclusive, as coisas que mais gosta, como desfrutar da companhia de sua família, atividades de lazer, projetos sociais ou mesmo a prática de esportes, uma vez que estas atividades também devem fazer parte da sua rotina diária. É preciso gerenciar sua Rotina Diária

A rotina diária é ótima para te ajudar a estabelecer suas prioridades e evitar aquela sensação de estar atropelando tudo, apagando incêndios e ficando perdido. Ter horários fixos para iniciar o seu dia, trabalhar, se alimentar, se divertir, fazer atividades físicas e dormir evita situações de estresse, ansiedade e desorientação, além de melhorar seu desempenho pessoal e profissional.

Mas, não basta apenas ter uma rotina diária de atividades se você não gerencia esta rotina. Gerenciamento da Rotina Diária (GRD) é uma metodologia de qualidade que te direciona (com a correta definição das prioridades do dia) para aquilo que deve ser feito para obter, manter e melhorar cada vez mais os seus resultados, através da melhoria contínua, uma padronização das atividades e o tratamento de possíveis desvios ou imprevistos.

Ter uma rotina diária de atividades não quer dizer ser rígido ou inflexível com os afazeres e horários, mas sim, ter disciplina. Crie uma rotina diária que consiga seguir. Se saiu da rotina, não tem problema, volte e continue, até conseguir realiza-la de forma satisfatória.

Como construir uma rotina diária As três primeiras ações que você deve fazer antes de começar a estruturar sua Rotina Diária são:

Primeiro, você decide qual recurso irá utilizar para isto: um programa no seu computador, um aplicativo no seu celular, uma agenda física, anotações em blocos ou mesmo folhas separadas. Tanto no seu computador quanto no seu celular existem vários softwares gratuitos para isto, como por exemplo a agenda do Google / Gmail.

Depois, faça uma lista de todas as principais atividades / tarefas que precisa executar durante o seu dia normal. Para dias atípicos também poderá fazer sua rotina se eles se repetem com frequência.

Em seguida, classifique todas as suas atividades quanto:

a.       Pendentes           i.   EMERGENCIAIS – aquelas que você não pode mais adiar, por não ter mais prazo para fazê-las.           ii.   URGENTES – aquelas que tem um curto prazo para fazê-las b.       Importantes (no prazo) – aquelas que você tem que fazer, trazem resultados positivos, você tem recursos e conhecimento para fazê-las e ainda tem prazo. c.        Agendadas – aquelas que você tem data e horário para fazê-las. d.       Delegadas ou Terceirizadas – aquelas que foram passadas para outras pessoas fazerem e que você deve acompanhar suas execuções e/ou resultados.

Estruturando sua Rotina Diária:

1.  Comece o dia pensando em você, no seu bem-estar! a.  Crie o seu ritual de começar o seu dia. b.  Faça meditação c.   Pratique atividade física d.  Tome um bom café matinal. 2.  Sua lista de atividades: inicie com as Pendentes Emergenciais e depois as Pendentes Urgentes, por questões óbvias: não tem prazo! O objetivo aqui é eliminá-las de sua agenda, até não ter mais esta categoria de atividade na sua Rotina Diária. 3.  Coloque as atividades Importantes (no prazo), nos períodos da manhã e da tarde, reservando de duas a duas horas e meia, no máximo. Estas atividades fazem parte do seu trabalho propriamente dito. 4.  Reserve tempo de qualidade para suas refeições. 5.  Reserve um tempo de 30 min a uma hora no período da manhã e da tarde para os imprevistos, pois eles vão acontecer. 6.  Reserve tempo para estudos diários. 7.  Reserve tempo para fazer o que mais gosta, que lhe dá alegria e prazer. Abaixo, deixo um exemplo da minha Rotina Diária:

(___) 06:00 – Acordar e fazer minha meditação (___) 06:30 – Tomar meu café matinal (___) 06:45 – Atividade física (___) 08:00 – Atividades Pendentes (___) 09:00 – Estudar / escrever artigos / gravar vídeos (___) 10:30 – Atividades Importantes / prospectar (___) 12:30 – Almoçar / imprevistos (___) 14:00 – Atividades importantes / prospectar (___) 16:30 – Atividades pessoais: pedalar / jogar tênis (___) 18:30 – Imprevistos e tarefas gerais (___) 19:00 – Jantar (___) 20:00 – Estudar / assistir vídeos e lives (___) 22:00 – Dormir.

(___) TOTAL DE PONTOS DIÁRIOS

Estes espaços em branco antes dos horários eu marco: feito e dentro do prazo: 10; feito no mesmo dia e fora do prazo: 8; feito parcialmente: 5; feito parcialmente além do prazo: 3; não foi feito:0

A cada dia tenho que ir aumentando a soma total, objetivando alcançar o total de 130 pontos diários. Transformei minha rotina diária numa ferramenta de avaliação.

OBS. 1: perceba que as atividades foram citadas, mas não foram listadas as tarefas de cada atividade. Isto será feito na agenda de cada dia. 2: Faça sua Rotina Diária e experimente por um ou dois dias. Faça um Test Drive. Tente segui-la à risca. Anote as alterações e refaça-a até ajustar sua Rotina diária. Sucesso! PROF JB

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Prof. JB – Palestrante, Mentor, Autor e Escritor, Coach, Instrutor de treinamentos, Empresário, Consultor Organizacional e professor de Pós-graduação/MBAs nas áreas de marketing e vendas - palestrantejb.com.br  – 31-99122-7438



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